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À propos

Qu'est-ce qu'HybrydScan ?

HybrydScan est une solution très performante d'archivage et de gestion électronique de documents pour petite, moyenne ou groupe d'entreprises.

HybrydScan vous permet

  1. de transformer vos documents-papier en documents électroniques authentiques de grande qualité;
  2. de partager vos documents électroniques par courriel de façon simple et sécuritaire;
  3. de partager de l'information rapidement et efficacement;
  4. d'importer n'importe quel document natif à partir de votre environnement Microsoft Windows XP, Windows 7 ou 8.
  5. d'indexer vos documents rapidement via la reconnaissance de caractères ou par métadonnées variables.

Lois et règlementations

HybrydScan se conforme aux lois et règlements en matière de sécurité et d'authenticité des documents, telles qu'entres autres, Sarbanes-Oxley qui nécessite qu'un document original ne puisse en aucun cas être altéré. Ceci est particulièrement important lorsqu'il sagit de conserver tous les documents originaux en sécurité. Tous les documents créés à partir de ces originaux sont alors considérés comme des versions secondaires et sont gérées par le système de contrôle de version des documents. Les lois sur les preuves documentaires sont également rencontrées et les procédures internes du logiciel y sont conformes.

Solution de gestion de documents

En effet, en utilisant la solution de gestion de documents électronique HybrydScan, vous serez dorénavant plus productif en accédant à tous vos documents aisément et de façon sécuritaire, à l'aide du moteur de recherche avancé tout en ayant la possibilité de transmettre des documents directement par courriel d'un simple clic ou en classant vos documents de façon plus structurée en utilisant les bibliothèques dynamiques d'HybrydScan.

Suivi des opérations

HybrydScan comprend un système de tracabilité des opérations sur les documents par les utilisateurs. Ce système permet de vous informer au sujet des opérations effectuées dans le système telles que: consultations de document, réimpressions, ajouts, indexations, modifications, entrées et sorties des utilisateurs ainsi que les modifications apportées aux documents ou aux bibliothèques dynamiques de stockage. Plus rien ne peut maintenant vous passer sous le nez et demeurer inaperçu.

Courrier électronique

Le courrier électronique est aujourd'hui l'outil de communication essentiel et par excellence pour le partage d'information et le travail collaboratif. Vous pourrez aussi, optionnellement, archiver votre courrier électronique directement dans le système, en conservant toutes les informations de transmission originales comme les serveurs de courrier ainsi que tous les intervenants ayant contribués à la transmission de ces messages électroniques. Les pièces jointes peuvent aussi être ajoutées au message archivé.

Stockage sécurisé des données

HybrydScan supporte les systèmes de bases de données tels que: Microsoft SQL Server 2005 à 2012, MySQL ou Microsoft Access. Pourvu que les données soient accessibles par le biais d'une connexion ODBC ou d'un pont, le système peut être supporté aisément. De plus, les documents sont placés dans un dépôt de fichiers et les documents originaux sont sécurisés (à plusieurs niveaux) pour éviter des consultations non-autorisées.

Reconnaissance de caractères

Optionnellement, il est possible d'effectuer la numérisation et l'indexation des documents par le biais de fonctionnalités de reconnaissance de caractères ou encore de codes à barres. Toutes les métadonnées receuillies peuvent être utilisées pour classer vos documents et ce, automatiquement et rapidement à l'aide du gestionnaire de patrons.

Intégration au système d'exploitation

Hybrydscan s'intègre au système d'exploitation en permettant d'accéder aux documents par le biais d'hyperliens ou de références pouvant être utilisés au sein de la suite d'applications de bureau Microsoft Office, par exemple ou encore sur un intranet intégré à un CRM ou d'un autre système personnalisé déjà présent en entreprise.

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