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Fonctionnalités

Un peu plus de détails...

HybrydScan est développé sur une architecture centralisée dans un seul but: optimiser l'accès aux fonctionnalités afin de permettre à tous d'accéder aux documents recherchés, facilement, rapidement et en ayant un seul logiciel en tête.

Outre le fait que HybrydScan soit entièrement compatible avec Windows XP, 2003 et Vista, Windows 7 et 8, vous pouvez voir dans cette section quelques unes des fonctionnalités principales du logiciel un peu plus en détails.


Création et importation de documents électroniques

Les documents-papiers peuvent être transformés en documents électroniques très facilement avec le module de numérisation TWAIN, ISIS ainsi que WIA. Plusieurs options sont disponibles telles que la sauvegarde en format standard TIFF, PDF et images JPEG, autant en couleur qu'en mode binaire (pour économiser de l'espace). Les options d'authentification de documents sont également proposées par défaut.

Numérisez des documents de toutes sortes: images, photographies, dessins, documents manuscrits, documents dactylographiés, schémas, plans, graphiques, films, formulaires; bref tout ce qui est visible sur papier peut être dématérialisé en un rien de temps.

Importez tous vos documents natifs directement à partir de votre poste de travail fonctionnant sous Microsoft Windows tels que les documents de la suite Microsoft Office, des documents d'ingénierie Autodesk ou encore des document de design de la suite Adobe.

HybrydScan supporte pratiquement tous les numériseurs, copieurs, caméras, appareils multi-fonctions (MFP) et dispositifs de création de documents. Pourvu qu'il est compatible avec Microsoft Windows ou qu'il peut y accéder physiquement ou via un accès SMB, il peut importer facilement toutes les images créées par ces appareils.

Indexez vos documents dans HybrydScan manuellement, un à un, en groupes ou en utilisant les fonctionnalités d'indexation automatisée par lots de documents, avec les fonctionnalités de numérisation par reconnaissance optique de caractères ou encore par détection de codes à barres. Utilisez des scripts d'importation et d'indexation pour accélérer l'indexation en masse de vos documents.

Il est aussi possible, optionnellement d'archiver votre courrier directement dans les bibliothèques dynamiques d'archives à partir de vos comptes de courrier électronique, via POP et IMAP.

Recherche de vos documents électroniques

Effectuez des recherches booléennes, par critères, par date, par mots-clés, par utlisateur ou encore par type de publication. Bref, il est impossible de perdre la trace ou de ne pas retrouver un document. Les fonctionnalités d'indexation rapide "Q25" d'HybrydScan vous permettent, en plus, d'ajouter des indices de publication rapidement et ainsi de retrouver vos documents en un temps record, regroupés.

Les recherches de documents que vous faites souvent à répétition peuvent être sauvegardées afin d'accélérer l'accès aux documents à un moment ultérieur. Ces recherches sont personnalisées par utilisateur et ne sont donc pas disponibles à tous, par souci de sécurité d'accès aux documents.

De plus, les divers niveaux de sécurité permettront aux utilisateurs d'effectuer certaines opérations sur les documents trouvés. Évidemment, certains documents peuvent ne pas être affichés lors de certaines recherches si les utilisateurs en question n'y ont pas droit. La sécurité étant omniprésente dans chaque aspect du logiciel, il suffit simplement d'établir les accès au niveau des utilisateurs et seuls les documents autorisés peuvent être ainsi accédés et consultés par les utilisateurs en question.

Modification des images et documents archivés

Vous avez la possibilité d'annoter et de modifier les documents indexés dans le système à l'aide des divers outils d'annotation, tels que: zones de textes, formes, sceaux, images etc... Vous pourrez ainsi créer des versions améliorées ou simplifiées ou encore tout simplement extraire seulement certaines données à partir d'un document original pour en créer de nouveaux, toujours sans altérer d'aucune sortes, le document original pour se conformer aux lois et règlementations en matière de sécurité et d'authenticité des documents.

Les documents qui sont annotés sont alors gérés par le système de contrôle de versions des documents. Vous pourrez ainsi visualiser clairement l'évolution de vos documents et les modifications qui sont apportées à ces derniers.

Il vous est également possible d'extraire des documents à partir des archives pour les modifier ensuite, directement dans le logiciel natif ayant servi à les créer.

Suivi "Audit" des opérations

Toutes les opérations effectuées dans le système sont enregistrées et ce, pour chacun des utilisateurs également. Les opérations suivantes et bien d'autres font partie du lot:

  • Ouvertures et fermetures de session
  • Consultations d'archives de documents
  • Réimpressions de documents
  • Recherches
  • Indexation et ajouts de nouveaux documents

Elles sont toutes répertoriées et sont consultables en temps réel via des formulaires pouvant être générés dynamiquement et aussi imprimés. Bref, aucune anomalie ou irrégularité dans vos opérations quotidiennes ne peut maintenant vous échapper.

Sécurité et entreposage des documents archivés

Tous les documents sont entreposés dans un dépôt de fichiers, lesquels sont également compressés, encryptés et sécurisés contre toute consultation non-autorisée. Les documents originaux sont tous conservés et les archives de documents sont autonomes, c'est-à-dire qu'elles peuvent recréer leurs informations d'indexation d'elles-même à partir des métadonnées originales,dans le cas d'une défaillance du système ou encore une reconstruction du système de stockage au niveau du système de base de données suite à un sinistre.

Les documents qui sont échangés par courrier électronique peuvent également être pourvus d'un niveau de sécurité supplémentaire en activant les clés d'échange de documents privées.

Il est donc possible de donner accès aux mêmes dépôts de fichiers à plusieurs entreprises ou à une entreprise multi-site facilement et de façon sécuritaire.

Même en cas d'intrusion, de vol ou de copies de fichier, ces archives ne peuvent pas être ouvertes et consultées par une autre installation de Hybrydscan, ailleurs.

Montage et assemblage de documents différents

HybrydScan comprend un module d'assemblage et de désassemblage de documents unique en son genre. Il est possible d'assembler divers documents de type PDF, TIFF ou image JPEG, par exemple, pour créer un document de plusieurs pages en quelques secondes seulement. En effet, le système peut en une seule minute, assembler et créer des documents de plus de 200 pages en haute-résolution.

Pour plus d'informations ou pour obtenir une démonstration ou une présentation en entreprise personnalisée, veuillez nous contacter dès maintenant ou consultez la brochure informative pour plus de détails.

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